Διαχείριση Reception για Γραμματείς Υποδοχής

Σεμινάριο για προσωπικό και υπευθύνους Reception
26-27 Σεπτεμβρίου 2017

Οι λυχνίες στο τηλεφωνικό κέντρο αναβοσβήνουν. Το FAX δέχεται κλήση. Ένας υπάλληλος εταιρείας ταχυμεταφορών βιάζεται να ολοκληρώσει την παράδοση του και ένας πελάτης περιμένει ήδη στο χώρο αναμονής…

Αλλά η reception δεν διαχειρίζεται απλά το χάος…

Η Γραμματεία Υποδοχής είναι το πρόσωπο που έχει τη μεγάλη ευθύνη να δημιουργήσει μια αρχική θετική εμπειρία σε συνεργάτες και πελάτες της επιχείρησης. Είναι συνήθως αυτή που θα αφήνει μια διαρκή καλή ή κακή εντύπωση για την οργάνωση και το κλίμα που επικρατεί στο εκάστοτε οργανισμό, είτε πρόκειται για ένα ιατρείο, είτε για μια πολυεθνική εταιρεία.

Η reception χτίζει την εικόνα της εταιρείας…

Αυτό το σεμινάριο έχει στόχο να παράσχει τεχνικές επικοινωνίας αλλά και οργάνωσης οι οποίες θα είναι άμεσα εφαρμόσιμες στην εργασία του προσωπικού που στελεχώνει την reception. Σκοπός του σεμιναρίου είναι η εκπαίδευση του προσωπικού υποδοχής των επιχειρήσεων, ώστε να οργανώνει την εργασία του κατάλληλα και να είναι όσο το δυνατόν πιο αποδοτικός, προσφέροντας ποιοτική εξυπηρέτηση στους πελάτες, χτίζοντας έτσι την εικόνα της επιχείρησης και υποστηρίζοντας το brand της.

Ποιούς και πώς θα ωφελήσει το εργαστήριο;

Καταρχάς, το εργαστήριο απευθύνεται είτε σε γραμματείς και receptionists, είτε σε υποστηρικτικούς υπαλλήλους που εκτελούν γραμματειακά καθήκοντα και καθήκοντα υποδοχής.

Η εν λόγω εκπαίδευση, συνδυάζοντας μοναδικά θεωρία και πράξη, θα ωφελήσει άμεσα και έμμεσα το προσωπικό σε επίπεδο προσωπικής ανάπτυξης σε ζητήματα επικοινωνίας και διαχείρισης των ανθρώπινων συμπεριφορών. Θα βελτιώσει την αυτοπεποίθησή τους και θα δώσει κίνητρα για περαιτέρω αυτοβελτίωσης και επαγγελματικής ανέλιξης.

Παράλληλα, θα ωφελήσει την επιχείρηση καθώς, θα ενισχύσει την συνολική αποδοτικότητα τους και θα βοηθήσει στην διαμόρφωση σταθερού και έμπειρου προσωπικού. Οι υπάλληλοι υποδοχής θα μπορούν να διαχειρίζονται εύκολα καταστάσεις και να επιλύουν προβλήματα χωρίς να απαιτείται η μεσολάβηση ανώτερων στελεχών, ενώ παράλληλα, θα είναι σε θέση σταδιακά να μεταδίδουν οι ίδιοι προς τα έξω την κουλτούρα της επιχείρησης.

Σε εποχές σκληρού ανταγωνισμού, η επένδυση στη ποιότητα της εξυπηρέτησης δεν είναι λεπτομέρεια. Αν το branding σχετίζεται με την κάθε ανάμνηση που φέρνει στο νου του πελάτη η επαφή του με μια εταιρεία, τότε το να ενισχυθεί η φωνή και το χαμόγελο της εταιρείας με γνώσεις, δεξιότητες και αυτοπεποίθηση δίνει σαφές ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Τι θα μάθετε;

Γιατί δεν είσαι «μια απλή γραμματέας»
Λειτουργίες της Reception και καθήκοντα της θέσης
Dress code και επαγγελματική εικόνα: Τι καταστρέφει την εικόνα του receptionist
Πρωτόκολλο σωστής συμπεριφοράς προς τους πελάτες.
Κατανοώντας τα διαφορετικά στυλ των ανθρώπων
Ο τόνος της φωνής και οι κατάλληλες φράσεις στο τηλέφωνο.
Πώς να μεταδίδετε ζεστασιά και επαγγελματισμό για να προλάβετε τον εκνευρισμό
Πώς χειριζόμαστε τις αντιρρήσεις
Δημιουργικές συγκρούσεις: Πώς να γυρίσετε το «παιχνίδι»;
Διαχείριση Κρίσεων. Πώς να διατηρήσετε θετικό κλίμα στο χώρο υποδοχής στην διάρκεια ενός ατυχούς συμβάντος.
Αποτελεσματική επικοινωνία με τα τμήματα και το προσωπικό.
Προγραμματισμός εργασιών και time management
Business English: ορολογία για την reception

λίγα λόγια για τη εκπαιδευτική μέθοδο

Το πρόγραμμα είναι βιωματικό και συνδυάζει θεωρητική και πρακτική εκπαίδευση. Οι εκπαιδευόμενοι θα συμμετέχουν σε βιωματικές ασκήσεις και παιχνίδια ρόλων για την καλύτερη εμπέδωση της γνώσης. Τα παραδείγματα και τα παιχνίδια ρόλων αποτελούν μια προσομοίωση της καθημερινής ζωής, ενώ με τη βιωματική εμπειρία οξύνεται η παρατήρηση, η συνδυαστική σκέψη και προωθείται η ενεργός συμμετοχή με στόχο την εξεύρεση λύσεων στα καθημερινά πολύπλοκα προβλήματα.

Η εισηγήτρια
Η εισηγήτρια είναι εκπαιδευτικός στην Επαγγελματική Εκπαίδευση και Κατάρτιση του Υπουργείου Τουρισμού και εργάζεται ως Εκπαιδεύτρια Ενηλίκων μετά από χρόνια εμπειρίας ως επόπτρια πρακτικής άσκησης σπουδαστών του Υπουργείου Τουρισμού και έχει εξίσου σημαντική επαγγελματική και διοικητική προϋπηρεσία περισσότερη των 25 ετών.

Παροχές Σεμιναρίου